Schreiben im Beruf

Schreiben im Beruf

 

Während im privaten Bereich immer seltener geschrieben wird, spielt das Schreiben im Beruf nach wie vor eine sehr große Rolle. So ist die Bewerbung in aller Regel das erste Schriftstück, das im Zusammenhang mit dem Beruf geschrieben wird, danach folgen dann Berichte, Geschäftsbriefe im Zuge der Korrespondenz mit Kunden, Lieferanten und Geschäftspartnern oder auch alltägliche Schreiben wie Notizen oder Memos.

Für nahezu jedes Schriftstück im beruflichen Bereich gibt es eine Anleitung, die zumindest den groben Rahmen vorgibt. Zudem gilt es üblicherweise, bestimmte Regeln und Normen zu lernen, um auf diese Weise den Anforderungen an geschäftliche Briefe gerecht zu werden. Trotz aller Regeln, Normen und Anleitungen ist das Schreiben im Beruf jedoch mithilfe der richtigen Tipps oft deutlich weniger kompliziert als vielfach gedacht. 

 

Textarten 

Auch wenn sich die Textarten, die beim Schreiben in Beruf eine Rolle spielen, danach unterscheiden, an welchen Adressat sie sich richten, so haben geschäftliche Schreiben doch viele Gemeinsamkeiten. Eine dieser Gemeinsamkeiten liegt darin, dass die Texte eine bestimmte Wirkung erzielen sollen.

So sollen sie beispielsweise über einen Sachverhalt informieren, zu einer konkreten Handlung auffordern oder ermöglichen, eine Entscheidung zu treffen. Dies wiederum setzt voraus, dass die Texte die Inhalte, die relevant sind, in den Vordergrund stellen. Anders ausgedrückt bedeutet das, dass es beim Schreiben im Beruf darauf ankommt, alles Wichtige deutlich und verständlich auf den Punkt zu bringen und alle unnötigen Informationen oder Ausschmückungen wegzulassen.

Hilfreich dabei ist, sich in die Situation des Adressaten hineinzuversetzen:

Das bedeutet, zunächst sollte geklärt werden, welches Ziel oder welche Wirkung mit dem Schreiben erreicht werden soll.

Anschließend sollten alle die Fragen beantwortet werden, die notwendig sind, damit sich die gewünschte Wirkung einstellt und der Adressat über alle die Information verfügt, die er für seine Einschätzung, Handlung oder Entscheidung benötigt. Dabei gilt aber, dass geschäftliche Briefe immer einen höflichen und respektvollen Unterton haben sollten.

 

Anleitung zum Schreiben von geschäftlichen Briefen

 

Im Gegensatz zu Literatur oder auch Briefen im privaten und persönlichen Bereich kommt es beim Schreiben im Beruf darauf an, die wesentlichen Informationen präzise und auf den Punkt gebracht, dabei aber möglichst kurz und knapp zu vermitteln.

Bei geschäftlichen Briefen sind zwar weder die Kürze noch die Länge entscheidende Qualitätsmerkmale, denn wichtiger ist, dass die jeweiligen Inhalte passend, klar und informativ dargestellt werden. Dennoch gibt es einige Tipps und Anleitungen, die dabei helfen, geschäftliche Briefe aussagekräftig, informativ und dennoch nicht unnötig lang zu schreiben.

 

  • Alle Inhalte, die für die Kernaussage nicht von Bedeutung sind oder nicht zum Verständnis beitragen, können und sollten ersatzlos gestrichen werden. Hierzu gehören beispielsweise Inhalte, die mehrfach thematisiert werden, lange Einleitungen, umfangreiche Hintergrundinformationen oder unnötige Zahlen und Daten. Um eine Aussage zu bekräftigen und zu untermauern reicht es in aller Regel aus, ein gutes Argument oder einen Beleg in Form eines Beispiels oder einen wichtigen Kennzahl zu benennen. Gleiches gilt für solche Wörter, die letztlich keine Information beinhalten. Auch diese typischen Füllwörter, zu denen Worte wie auch, dann, eigentlich oder außerdem gehören, können gestrichen werden.

 

  • Viele neigen dazu, sich in geschäftlichen Briefen sehr umständlich auszudrücken. Mittlerweile wird in Geschäftsbriefen jedoch häufig zugunsten der klaren und verständlichen Ausdrucksweise auf verstaubtes Beamtendeutsch verzichtet. Anstatt also mit komplizierten Wortkonstruktionen und überwiegend mit Substantiven zu arbeiten, ist es besser, einen Schreibstil zu wählen, der der gehobenen Umgangssprache ähnelt.

 

Wichtig bei Geschäftsbriefen ist ein übersichtlicher, klar gegliederter und strukturierter Aufbau. Dieser kann durch Absätze, Zwischenüberschriften, Punktaufzählungen oder sparsame Formatierungen erreicht werden.

 

Weiterführende Anleitungen, Muster und Tipps zum Schreiben:

  • Kostenvoranschlag schreiben
  • Auftrag schreiben
  • Rechnung schreiben
  • Mängelrüge schreiben
  • Vertragskündigung schreiben
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