Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008
E-Mails lösen den klassischen Brief zunehmend ab, was sich in erster Linie durch die vielen Vorteile erklärt, die E-Mails bieten. So ermöglichen E-Mails beispielsweise einen sehr viel schnelleren Informationsaustausch als der klassische Postweg und zudem sinken die Kosten, denn es werden weder Briefpapier und Briefumschläge noch Druckertinte oder Briefmarken benötigt.
Aber viele neigen zu einer gewissen Nachlässigkeit beim Schreiben von E-Mails, was in vielen Fällen nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler, sondern auch stilistische Mängel zur Folge hat. Aus diesem Grund wurde mittlerweile auch das Schreiben von E-Mails in die DIN 5008, die die Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe festlegt, aufgenommen.
Die Regelungen beziehen sich aber tatsächlich nur auf E-Mails, die klassische Geschäftsbriefe ersetzen, private E-Mails oder interne Mitteilungen bleiben unberücksichtigt.
Hier nun die wichtigsten Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008 auf einen Blick:
Die Grundregeln
Auch für E-Mails gelten bestimmte Verhaltensregeln, die von Höflichkeit und Empfängerorientierung zeugen. So wird der Empfänger der E-Mail, wie auch in einem normalen Geschäftsbrief, mit „sehr geehrte/r Frau/Herr“ angesprochen und die E-Mail endet mit einer entsprechenden Grußformel.
Zudem sollte der Absender die technischen Gegebenheiten des Empfängers berücksichtigen, beispielsweise wenn es um das Nachrichtenformat, die Schriftart, die Verschlüsselung, die Codierung oder die Anhänge geht.
Die Empfänger
E-Mails, die für eine bestimmte Person gedacht sind, werden auch nur an diese eine Person geschickt, die E-Mail-Adresse wird in diesem Fall in das Feld „An“ geschrieben. Sollen auch weitere Personen eine Kopie dieser E-Mail erhalten, gehören deren E-Mail-Adressen in das Feld „Cc“ oder in das Feld „Bcc“, wenn der Verteilerkreis nicht sichtbar sein soll.
Die Betreffzeile
Nach DIN 5008 muss eine E-Mail mit einer eindeutigen Betreffzeile verschickt werden. Die Betreffzeile fasst den Inhalt der E-Mail stichwortartig zusammen und ist für die Zuordnung und schelle Bearbeitung unbedingt notwendig.
Der Text
Als Ersatz für einen Geschäftsbrief beginnt eine E-Mail nach DIN 5008 mit einer entsprechend höflichen Anrede, die an der Fluchtlinie beginnt und auf die eine Leerzeile folgt. Der eigentliche Textkörper wird als Fließtext ohne Worttrennungen geschrieben.
Da die Software des Empfängers den Umbruch steuert und den Text an die Fenstergröße anpasst, könnte es sonst zu unschönen oder gar missverständlichen Darstellungen kommen. Sofern es Absätze gibt, werden diese immer durch eine Leerzeile voneinander getrennt.
Ansonsten wird die E-Mail nach den üblichen Regeln der Textverarbeitung geschrieben, also indem für eine bessere Übersichtlichkeit beispielsweise mit Gliederungen oder Aufzählungen gearbeitet wird.
Der Abschluss
Als Abschluss der E-Mail sieht die DIN 5008 die Grußformel und den Namen des Absenders, aufgeteilt in Name des Unternehmens und des Bearbeiters, vor. Zudem befinden sich hier auch weitere Kommunikationsangaben wie beispielsweise die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder die Angabe der Internetseite.
Die Pflichtangaben
Seit 2007 müssen geschäftliche E-Mails von Gesetzes wegen einige weitere Angaben enthalten. Hierzu gehören die Rechtsform und der Sitz des Unternehmens, die Angabe des Registergerichts und die Registernummer sowie die Vor- und Nachnamen des Geschäftsführers und gegebenenfalls der Aufsichtsräte oder Vorstände.
Die Beweiskraft
Bislang gibt es noch keine endgültige richterliche Entscheidung darüber, ob eine E-Mail die gleiche Beweiskraft hat wie ein handschriftlich unterschriebener Brief.
Da die Unterschrift des Absenders fehlt, urteilte die Rechtsprechung bislang in den meisten Fällen daher so, dass es sich bei einer E-Mail nicht um eine Urkunde handelt. Momentan hat die E-Mail daher den Status eines Freibeweises. Das bedeutet, dass der Absender dem Richter glaubhaft machen muss, dass er die E-Mail mit genau diesen Inhalten geschrieben hat und der Richter daraufhin entscheiden kann, ob er die E-Mail bei seiner Beweiswürdigung berücksichtigt oder ob nicht.
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Thema: Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008
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Schreiben von e mails nach din 5008.. Super 🙂