Beschwerde schreiben

Beschwerde schreiben

 

Es ist nicht immer notwendig, alles stillschweigend hinzunehmen. Musste ein Gast in einem Restaurant beispielsweise viel zu lange warten, ist ein Kunde mit dem Service nicht zufrieden oder weist ein Produkt, das er gekauft hat, eine schlechte Qualität auf, kann er durchaus eine Beschwerde schreiben.

Kritik und Ärger 

Allerdings sollte sich der Verfasser dabei vor Augen halten, dass ein Beschwerdebrief nicht nur dazu dient, um seinem Ärger Luft zu machen, sondern immer auch eine konstruktive Kritik sein sollte.

Viele kommen einmal in die Situation, in der sie eine Beschwerde schreiben möchten, wissen dann aber oft nicht, wie eine solche Beschwerde richtig geschrieben wird.

 

Anleitung und Tipps zum Schreiben einer Beschwerde

 

Im Grunde genommen ist es gar nicht so schwer, einen wirkungsvollen Beschwerdebrief zu schreiben, wenn die entsprechende Anleitung und einige wenige Tipps beachtet werden.

Eine Beschwerde sollte im Wesentlichen vier Elemente enthalten, nämlich den Grund der Beschwerde, eine möglichst genaue Beschreibung des Vorfalls, die eigene Meinung sowie Verbesserungsvorschläge:

Der Beschwerdebrief sollte zunächst den Grund der Beschwerde benennen, also beispielsweise den Service oder die Qualität, mit der der Verfasser nicht zufrieden ist.

Anschließend sollte der Vorfall möglichst genau beschrieben werden.

Damit der Empfänger den Vorgang nachvollziehen kann, sollte der Verfasser nach Möglichkeit und sofern notwendig auch den Ort und das Datum angeben.

Außerdem sollte der Beschwerdebrief begründen, weshalb der Verfasser mit den Leistungen nicht zufrieden ist.

Er sollte also nicht nur den Vorfall als solches beschreiben, sondern auch angeben, was genau ihn gestört hat. Zudem sollte der Verfasser Verbesserungsvorschläge machen oder eine Kompromisslösung anbieten. Das bedeutet, er sollte aufzeigen, wie der Empfänger einen solchen Vorfall künftig verhindern kann. 

 

Regeln

Auch wenn der Verfasser möglicherweise sehr verärgert ist, sollte er die Regeln der Höflichkeit beim Schreiben seiner Beschwerde auf jeden Fall einhalten. Eine Beschwerde sollte immer sachlich und konstruktiv formuliert werden, Beleidigungen, Beschimpfungen oder ironische Spitzen haben in einem Beschwerdebrief nichts zu suchen.

Dies begründet sich aber nicht nur in den Regeln des Anstands und der Höflichkeit, sondern vor allem auch darin, dass der Empfänger ja durch die Beschwerde lernen soll, es künftig besser zu machen. In der Praxis hat es sich daher bewährt, den Beschwerdebrief so zu schreiben, dass er positiv beginnt und endet.

Ein positiver Anfang könnte beispielsweise darin bestehen, dass der Verfasser angibt, dass er schon lange Kunde ist und bislang auch immer zufrieden war. Das Ende kann positiv formuliert werden, indem der Kunde die Bitte äußert, darauf zu achten, dass sich solche Vorfälle künftig nicht mehr wiederholen, da er gerne weiterhin Kunde bleiben möchte.

Ansonsten gelten für eine Beschwerde die Grundsätze von normalen, zeitgemäßen Briefen:

Hierzu gehören eine Anrede- sowie eine Grußformel und eine handschriftliche Unterschrift. Zudem sollte der Verfasser auf verständliche Formulierungen achten und in eher kurzen Sätzen schreiben. Bandwurmsätze, verstaubte Formulierungen und komplizierte Konstruktionen sollten vermieden werden.

Wichtig ist außerdem, dass der Verfasser den Sachverhalt konkret auf den Punkt bringt. Das bedeutet, er sollte nicht verallgemeinern, sondern präzise erklären, worüber er sich beschwert.

Ein guter und bewährter Tipp ist außerdem, die Beschwerde nicht sofort abzuschicken, sondern am nächsten Tag noch einmal zu lesen. Hat sich die erste Aufregung etwas gelegt, fällt es oft sehr viel leichter, zu überprüfen, ob die Beschwerde tatsächlich so konkret und sachlich formuliert ist, dass der Empfänger versteht, worum es geht und die Kritik entsprechend umsetzen kann.

 

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    Thema: Beschwerde schreiben

    One Response to “Beschwerde schreiben”

    1. Frau Mustermann Says:

      gute tipps, allerdings fände ich es noch gut, wenn man hier einen beschwerdebrief als beispiel anschauen könnte.

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