E-Mail schreiben

E-Mail schreiben

 

Vor gut zehn Jahren begann der Siegeszug der E-Mail. Anfangs begegneten viele dieser Form von elektronischer Kommunikation noch äußerst skeptisch, mittlerweile hat sich die E-Mail jedoch durchgesetzt und ist zu einem fast schon alltäglichen und selbstverständlichen Kommunikationsmittel geworden.

Die Tatsache, dass täglich Unmengen von E-Mails geschrieben und verschickt werden, könnte zu der Annahme verleiten, dass kein Computerbesitzer mehr lernen muss, wie er eine E-Mail schreiben kann, oder hierfür eine genaue Anleitung oder Tipps benötigt.

In der Realität sieht dies jedoch ganz anders aus, denn scheinbar verleitet die moderne elektronische Post dazu, die Regeln der Kommunikation nicht ganz ernst zu nehmen.

Für Geschäftsbriefe, die per E-Mail verschickt werden, gibt es bestimmte Normen und bei den meisten Unternehmen zudem hausinterne Richtlinien.

Vor allem private Nutzer, die eine E-Mail schreiben, messen elektronischen Briefen jedoch offensichtlich oft einen geringeren Stellenwert bei als echten, per Post verschickten Briefen und dabei spielt es keine Rolle, ob es sich um eine Nachricht an einen Freund, eine Einladung zu einer Feier oder eine Bewerbung handelt.

Aus sprachwissenschaftlicher Sicht ist eine E-Mail nicht an eine bestimmte Textform gebunden, was dem Verfasser ein gewisses Maß an Freiheit einräumt. Dennoch sollte auch beim Schreiben von E-Mails auf die Etikette geachtet werden, vor allem wenn E-Mails eben nicht nur für die schnelle Kommunikation mit Freunden genutzt werden. Dabei sind es oft nur Kleinigkeiten, die eine E-Mail unprofessionell und lieblos erscheinen lassen.

 

Anleitung und Tipps um eine E-Mail zu schreiben

 

Eine der größten Stolperfallen bei E-Mails ist die E-Mail-Adresse:

Phantasienamen, geheimnisvolle Kombinationen aus Buchstaben und Zahlen oder Koseworte können zwar witzig klingen und sind für den rein privaten E-Mail-Verkehr auch in Ordnung. In den meisten Fällen wird eine E-Mail-Adresse aber auch anderweitig genutzt, beispielsweise für die Kommunikation mit Behörden und dem möglicherweise künftigen Arbeitgeber.

In diesem Fall wirkt eine witzige und phantasievolle E-Mail-Adresse aber nicht mehr kreativ und originell, sondern schlichtweg unseriös und unprofessionell.

 

Gleiches gilt für den Namen, der im Absender-Feld erscheint:

Auch hier sollte der Absender darauf achten, dass sein Vor- und sein Nachname zu sehen sind, allein schon um sicherzustellen, dass es nicht zu Verwechslungen kommt.

 

Eine weitere Stolperfalle bietet die Betreffzeile:

Ähnlich wie bei einem echten Brief besteht ihre Aufgabe darin, dem Empfänger mitzuteilen, worum es in der folgenden Nachricht geht. Bei einer E-Mail besteht außerdem die Gefahr, dass die Nachricht aufgrund einer unglücklich formulierten oder nicht ausgefüllten Betreffzeile im Spam-Ordner landet.

 

Auch wenn es sich bei einer E-Mail um ein recht modernes Kommunikationsmittel handelt, so gelten auch hier die guten alten Rechtschreib- und Grammatikregeln:

Das bedeutet, E-Mails werden weder nur in Kleinbuchstaben noch ausschließlich in Großbuchstaben geschrieben, zudem werden auch in E-Mails Satzzeichen verwendet. Als kleiner Tipp sei noch erwähnt, dass außergewöhnliche Schriften und Sonderzeichen durchaus gut gemeint sein und der E-Mail eventuell auch eine nette Optik verleihen können, aber nicht auf jedem Rechner angezeigt werden.

Wer sichergehen möchte, dass der Empfänger die Inhalte tatsächlich lesen kann, sollte daher auf Experimente besser verzichten. Gleiches gilt für Smileys, Icons oder sonstige im Netz übliche Zeichen und Kürzel. Diese gehören bestenfalls in den sehr privaten Bereich, aber keinesfalls in professionelle und seriöse E-Mails.

Ein großer Vorteil von E-Mails besteht darin, dass nicht nur die Botschaften, sondern auch unterschiedlichste Anhänge wie Dokumente und Bilder verschickt werden können. Nicht jeder Empfänger freut sich aber, wenn eine riesengroße E-Mail sein Postfach blockiert, zudem sind die maximalen Datenmengen teilweise eingeschränkt, so dass zu große E-Mails ihren Empfänger erst gar nicht erreichen.

Das bedeutet nun natürlich nicht, dass jede E-Mail wie ein hochoffizieller Geschäftsbrief aussehen muss und jeder kleine Tippfehler mit einer mittelgroßen Katastrophe gleichzusetzen ist. Aber übersichtliche, klar gegliederte E-Mails mit ordentlichen Formulierungen und in korrekter Rechtschreibung hinterlassen einen seriösen, höflichen und eben positiven Eindruck.

 

Weiterführende Rechtschreibung, Vorlagen und Anleitungen:

  • Fantasy-Buch schreiben
  • E-Book schreiben
  • Krimi schreiben
  • Rezeptbuch schreiben
  • Handbuch schreiben
  •  

    Thema: E-Mail schreiben

    Kommentar schreiben

    Lesen Sie weiter:
    Buchkritik schreiben

    Buchkritik schreiben   Nicht nur Fachleute schreiben Buchkritiken, sondern auch immer mehr Leser entscheiden sich dazu, eine Buchkritik zu verfassen....

    Schließen