8 wichtige Punkte beim Schreiben an Ämter, Teil II

8 wichtige Punkte beim Schreiben an Ämter, Teil II

Beim Schreiben an Ämter und Behörden sollten einige Dinge beachtet werden. 8 wichtige Punkte haben wir zusammengestellt.

Natürlich gibt es Anliegen, die persönlich vor Ort oder per Telefon mit dem Sachbearbeiter geklärt werden können. Unterm Strich ist das aber oft keine gute Idee. Denn wenn der Sachbearbeiter etwas anderes veranlasst als zugesagt, doch nicht im Sinne des Antragstellers entscheidet oder die Angelegenheit unbearbeitet zu den Akten legt, dürfte es kaum möglich sein, die mündlichen Aus- und Zusagen zu belegen.

Aus diesem Grund empfiehlt es sich, mit Ämtern und Behörden immer schriftlich zu kommunizieren. Durch die Schreiben ist nämlich ein Nachweis vorhanden, auf den sich der Schreiber im Ernstfall berufen und stützen kann.

Vom Grundprinzip her sind Schreiben an Ämter und Behörden mit Geschäftsbriefen vergleichbar. Allerdings gibt es ein paar Besonderheiten. In einem zweiteiligen Beitrag haben wir acht wichtige Punkte zusammengestellt, die beim Schreiben an Ämter beachtet werden sollten. Mit Adressdaten, Aktenzeichen, Fristen und Formularen haben wir in Teil I vier Punkte genannt und erklärt.

Nun geht es weiter mit Teil II.

 

Punkt 5: notwendige Unterlagen

Je nach Anliegen kann gut sein, dass bestimmte Unterlagen vorgelegt werden müssen. In anderen Fällen kann es sinnvoll sein, dem Schreiben Nachweise beizulegen, um die eigenen Aussagen zu untermauern. Der Schreiber sollte sich deshalb am besten schon im Vorfeld darüber informieren, ob und welche zusätzlichen Dokumente er benötigt.

Diese Papiere reicht er dann am besten gleich zusammen mit seinem Schreiben ein. Dadurch kann die Bearbeitung schneller vonstatten gehen. Muss das Amt oder die Behörde erst noch Unterlagen nachfordern, ruht die Angelegenheit solange und die Bearbeitungszeit zieht sich unnötig in die Länge.

Das bedeutet aber gleichzeitig auch, dass der Schreiber zeitnah reagieren sollte, wenn ihn das Amt oder die Behörde dazu auffordert, Unterlagen nachzureichen. Denn je länger er sich Zeit lässt, desto länger wird er auf eine Antwort warten. Zudem kann es passieren, dass Fristen ablaufen und das Amt oder die Behörde dann bereits eine Entscheidung trifft.

 

Punkt 6: präzise Angaben

In dem Schreiben sollten alle Informationen enthalten sein, die der Sachbearbeiter braucht, um das Anliegen bearbeiten und eine Entscheidung treffen zu können. Andererseits sollte der Schreiber aber keinen Roman verfassen und er sollte sich nicht in kleinen, unwichtigen Einzelheiten verlieren. Stattdessen sollte er auf den Punkt kommen, sich auf das Wesentliche beschränken und präzise formulieren, was er will.

Dazu geht er am besten wie folgt vor:

  • Der Schreiber formuliert eine aussagekräftige Betreffzeile, die angibt, worum es in dem Schreiben geht. So kann der Sachbearbeiter das Schreiben gleich richtig einordnen.

 

  • Direkt im ersten Satz erklärt der Schreiber sein Anliegen. Was will er erreichen? Was möchte er wissen? Was soll der Sachbearbeiter machen? Wenn der Schreiber gleich in der Einleitung benennt, worum es geht, kann sich der Sachbearbeiter auf die folgenden Inhalte einstellen. Bezieht sich das Schreiben auf einen vorhergehenden Brief oder auf einen Bescheid, sollte der Schreiber das auch so angeben. So setzt er den Sachbearbeiter von Anfang an ins Bild.

 

  • In den nächsten Abschnitten erläutert der Schreiber sein Anliegen. Dabei sollte er seinen Text in Absätze aufteilen und diese Absätze mit Leerzeilen voneinander trennen. Als Faustregel hierbei gilt, dass pro Absatz ein Aspekt genannt werden sollte. Durch die Absätze bekommt das Schreiben eine übersichtliche Struktur und die Inhalte sind viel leichter zu erfassen.

Je nach Anliegen kann es sein, dass der Schreiber eine schlüssige Begründung liefern muss. In diesem Fall ist wichtig, auf eine sachliche und nachvollziehbare Argumentation zu achten. Der Sachbearbeiter kann nicht nach Sympathie oder persönlichen Befindlichkeiten des Schreibers entscheiden, sondern muss sich an die Vorgaben, Regeln und Gesetze halten. Deshalb sollte sich der Schreiber auf klare Daten und Fakten konzentrieren. Dadurch bietet er eine solide Beurteilungsgrundlage und erhöht die Chancen, dass der Sachbearbeiter im Sinne des Schreibers entscheidet.

Und: Der Schreiber sollte auf umständliche Formulierungen verzichten. Verstaubtes Amtsdeutsch, komplexe Schachtelsätze oder hochtrabende Grammatikkonstruktionen sind nicht zeitgemäß. Besser ist, der Schreiber belässt es bei einem Sprachstil auf dem Niveau von gehobener Umgangssprache. Also letztlich bei dem Stil, in dem der Schreiber mit dem Sachbearbeiter vor Ort sprechen würde. So wird der Inhalt wesentlich verständlicher und die Gefahr von Missverständnissen sinkt.

 

Punkt 7: höflicher Ton

Der Schreiber wird nichts bewirken, wenn er seinem Ärger Luft macht, wild lospoltert oder den Sachbearbeiter gar beschimpft. Gerade bei Schreiben an Ämter und Behörden ist wichtig, dass sich der Schreiber professionell verhält. Und dazu gehört nun einmal ein höflicher Ton.

Selbst wenn der Schreiber sauer oder enttäuscht ist, sollte er sein Anliegen also immer sachlich erläutern und auf freundliche oder zumindest neutrale Formulierungen achten. Zumale bei Anliegen, bei denen der Sachbearbeiter einen gewissen Ermessensspielraum hat, kleine Wörter wie “Bitte” oder “Danke” viel bewirken können.

Der Schreiber sollte im Sachbearbeiter keinen Gegner sehen, der ihm Böses will und absichtlich Steine in den Weg legt. Stattdessen sollte er den Sachbearbeiter wie einen Geschäftspartner behandeln. Damit wird er sehr viel weiter kommen.

 

Punkt 8: Unterschrift

Seine Korrespondenz mit Ämtern und Behörden sollte der Schreiber immer von Hand unterschreiben. Das gilt für ausgefüllte Formulare und Vordrucke ebenso wie für eigene Schreiben. Viele Erklärungen und Anträge können nämlich nicht bearbeitet werden, wenn die Unterschrift fehlt.

Die Folge ist, dass das Amt oder die Behörde die Unterlagen zurückschickt und den Schreiber auf die fehlende Unterschrift hinweist. Das erneute Einreichen kostet aber nur unnötig Zeit. Besser ist deshalb, wenn der Schreiber gleich an die Unterschrift denkt. Vor allem bei Formularen sollte der Schreiber zudem prüfen, wo unterschrieben werden muss. Häufig sind nämlich Unterschriften an mehreren Stellen notwendig.

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