Bedienungsanleitung schreiben
Kompliziert, schwer zu verstehen, unvollständig, langweilig – den besten Ruf hat die Bedienungsanleitung nicht gerade. Dabei ist es gar nicht so schwer, eine gute Bedienungsanleitung zu schreiben.
Eine Bedienungsanleitung ist ein Dokument, das Anweisungen dazu enthält, wie etwas gemacht oder verwendet wird. Dabei kann die Bedienungsanleitung in gedruckter oder in digitaler Form vorliegen. Eine gelungene Bedienungsanleitung informiert über das Produkt und dessen Besonderheiten und zeigt dem Leser in klaren, nachvollziehbaren Schritten, was er wann wie machen muss.
Außerdem beantwortet eine gute Bedienungsanleitung die typischen Fragen und liefert Lösungen für die häufigsten Probleme. Bei all dem ist die Bedienungsanleitung leicht verständlich geschrieben, ohne aber allzu oberlehrerhaft rüberzukommen.
Das mag jetzt ganz schön anspruchsvoll klingen. Tatsächlich ist es aber gar nicht so schwer, wenn der Autor systematisch vorgeht und ein paar Punkte beachtet. Hier ist ein Leitfaden, wie der Autor eine gute Bedienungsanleitung schreiben kann! (Wir konzentrieren uns dabei aber tatsächlich auf das Schreiben, also auf die Inhalte, und weniger auf das Layout und das Design.)
Inhalt
1. Schritt: Wissen aneignen
Bevor der Autor etwas darüber schreiben kann, wie ein Produkt zusammengebaut, verwendet oder eingesetzt werden kann, muss er das Produkt selbst erst einmal kennenlernen und verstehen. Daher sollte er sich die Zeit nehmen, um sich intensiv mit dem Produkt zu beschäftigen. Es ist schwer möglich, jemandem ein Produkt verständlich zu erklären, wenn der Autor selbst nicht genau weiß, wie das Produkt funktioniert und was es kann.
Außerdem sollte sich der Autor überlegen, für wen er die Bedienungsanleitung schreibt. In diesem Zusammenhang sind folgende Fragen wichtig:
· Wird das Produkt eher von Laien oder eher von Profis verwendet? Kann der Autor Vorwissen und Erfahrungswerte voraussetzen oder eher nicht?
· Wie wird die Bedienungsanleitung verwendet? Wird sie in erster Linie zur Inbetriebnahme benötigt oder wird sie eher als Handbuch genutzt, in dem regelmäßig Infos nachgeschlagen werden?
· Wo wird die Bedienungsanleitung zum Einsatz kommen? Zu Hause, im Freien, am Arbeitsplatz, in der Werkstatt, in der Küche oder an einem ganz anderen Ort?
Die Antworten auf diese Fragen liefern Anhaltspunkte für die Inhalte und den Stil der Bedienungsanleitung.
2. Schritt: Die Inhalte gliedern
Als nächstes sollte der Autor eine Gliederung für seine Bedienungsanleitung erstellen. Dabei kann er folgendes Schema zugrunde legen:
| 1. | Einleitung | – Begrüßung
– Kurzbeschreibung des Produkt – Inhaltsangabe mit Seitenzahlen |
| 2. | Leistungsbeschreibung | – Was kann das Produkt?
– Welche Anforderungen erfüllt es? – Was kann der Leser mit dem Produkt machen? |
| 3. | Produktbeschreibung | – Wie ist das Produkt aufgebaut?
– Wie heißen die einzelnen Elemente/Knöpfe und wozu sind sie da? – Was passiert, wenn der Leser eine bestimmte Aktion vornimmt? |
| 4. | Tätigkeitsbeschreibung | – Was soll der Leser machen?
– Wie und in welcher Reihenfolge soll er es tun? – Wozu dient der Schritt? – Zu welchem Ergebnis führt der Schritt? |
| 5. | Funktionsbeschreibung | – Wie funktioniert das Produkt im Einzelnen?
– Welche Technologien sind verbaut? – Welche Fehler können auftreten? – Wie lassen sich die Fehler/Störungen beheben? |
Wird die Bedienungsanleitung im Auftrag des Herstellers verfasst, muss sie außerdem bestimmte rechtliche Vorgaben erfüllen. Dabei geht es im Wesentlichen um Angaben zum bestimmungsgemäßen Gebrauch, um Gefahren- und Risikohinweise, um Sicherheitsbestimmungen und um die Produkthaftung des Herstellers.
3. Schritt: Die Bedienungsanleitung schreiben
Steht die Gliederung, kann der Autor mit dem Schreiben der Bedienungsanleitung beginnen. Dabei sollte er das Produkt vor sich haben, und zwar jeweils in dem Zustand, der er gerade beschreibt. Das bedeutet, dass der Autor die Schritte, die er erläutert, mitmachen sollte. Auf diese Weise kann er sicherstellen, dass er nichts vergisst. Außerdem fällt es oft leichter, die einzelnen Arbeitsschritte nachvollziehbar zu beschreiben, wenn der Autor die Handgriffe gerade selbst durchgeführt hat.
Stellt der Autor fest, dass bei einem Schritt besondere Vorsicht angebracht ist oder sich gerne ein Fehler einschleicht, kann er das ruhig als Hinweis, Warnung oder Tipp in die Bedienungsanleitung einfügen.
Ansonsten sollte der Autor auf einen verständlichen Schreibstil achten. Dazu gehört, eher kurze Sätze zu formulieren und einfache Wörter zu verwenden. Anstelle von Substantivierungen sollte der Autor bevorzugt mit Verben arbeiten. Schwierig zu lesen und zu verstehen ist, wenn der Autor viele Fachausdrücke benutzt. Lassen sie sich nicht vermeiden, sollte er sie in einfachen Worten erklären, entweder direkt im Text, als Fußnote oder in einem separaten Glossar.
Bei bestimmten Beschreibungen von Produkteigenschaften oder Arbeitsschritten sind Abbildungen besser zu verstehen als reiner Text. Daher sollte der Autor auch mit Grafiken oder Fotos arbeiten. Hierbei sollte er aber darauf achten, dass die Abbildungen groß genug und deutlich sind. Ideal ist außerdem, wenn die Bilder ungefähr das gleiche Format haben. Das macht es dem Leser einfacher, sich zurechtzufinden.
4. Schritt: Die Anleitung ausprobieren
Ist die Bedienungsanleitung fertig, sollte sie der Autor einmal selbst von vorne bis hinten durcharbeiten. Sind alle Beschreibungen nachvollziehbar? Hat er alle Arbeitsschritte beschrieben oder versehentlich eine Tätigkeit ausgelassen? Funktionieren die Arbeitsgänge und Abläufe wie beschreiben?
Ist der Autor mit seiner Anleitung zufrieden, sollte er sie am besten von einer oder zwei anderen Personen ausprobieren lassen. Ideal ist, wenn es sich um eine Person handelt, die mit dem Produkt gar keine Erfahrung hat. Sie kann nämlich gut beurteilen, wie verständlich die Bedienungsanleitung wirklich ist.
Zudem kann sie wichtige Hinweise liefern: Wo hatte sie Schwierigkeiten? Wo ist ihr ein Fehler unterlaufen? Was musste sie mehrfach lesen, um es zu verstehen? Welche Fragen haben sich gestellt, die die Bedienungsanleitung nicht beantwortet hat? Alle diese Hinweise kann der Autor verwerten, um eine noch bessere und hilfreichere Bedienungsanleitung auszuarbeiten.
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