Schreiben Geschäftlich
Während bei Briefen im privaten Bereich keine allzu strengen Vorgaben und Regeln gelten, basiert das Schreiben von Geschäftspost auf einer klaren Anleitung, die sich sowohl auf die optische Gestaltung als auch auf die Inhalte bezieht. Die optische Gestaltung ist in erster Linie durch die DIN-Normen 5008 und 676 vorgegeben, die für ein einheitliches und übersichtliches Gesamtbild sorgen und sicherstellen, dass die Briefe ausgedruckt und in Sendungszentren automatisch verarbeitet werden können.
Inhalte
Die Anforderung an die Inhalte lässt sich vereinfacht in der Form zusammenfassen, dass Geschäftsbriefe so lang wie notwendig, aber dabei so kurz wie möglich sein sollten. Zudem ist wichtig, immer möglichst empfängerorientiert und stets mit einem freundlichen, höflichen Unterton zu schreiben.
In den Bereich “Schreiben Geschäftlich” fallen unterschiedliche Schriftstücke. Hierzu gehören beispielsweise Rechnungen, Angebote, Werbebriefe, Anfragen und Bestellungen oder auch Mahnungen und Mängelrügen.
Anleitung und Tipps für geschäftliche Schreiben
Trotz der unterschiedlichen Inhalte und Ziele, die mit den jeweiligen Schreiben verfolgt werden, bleiben die grundlegenden Tipps und unsere Anleitung, die der Absender für eine gelungene geschäftliche Korrespondenz lernen und berücksichtigen sollte, grundsätzlich aber immer gleich:
In aller Regel gibt es einen konkreten Anlass und ein gelungenes geschäftliches Schreiben kennzeichnet sich dadurch, dass die Botschaft, die vermittelt werden soll, klar und verständlich zum Ausdruck kommt. Das bedeutet, es ist nicht notwendig, langatmige und umständliche Einleitungen zu schreiben, sondern besser ist, unmittelbar zur Sache zu kommen.
Hierzu gehört zum einen, konkret anzugeben, um was es in dem Schreiben geht.
Zum anderen sollten die Aussagen nicht unnötig durch Fremdwörter, Umschreibungen oder Abkürzungen verkompliziert werden. Wichtig ist außerdem, einen Geschäftsbrief lese- und leserfreundlich zu gestalten. Das bedeutet, anstelle von langen Fließtexten sollte mit übersichtlichen Absätzen und eventuell Zwischenüberschriften gearbeitet werden.
Sofern komplizierte Inhalte oder viele Zahlen, Daten und trockene Fakten enthalten sind, können zudem auch Aufzählungen mit Punkten für eine klare Struktur sorgen. Allerdings sollte der Verfasser mit Formatierungen sparsam umgehen, denn beispielsweise Fettdruck, Großbuchstaben oder Hervorhebungen durch bunte Farben können einen Geschäftsbrief schnell unseriös erscheinen lassen.
Formulierungen
Vor allem wenn es um das geschäftliche Schreiben geht, neigen noch immer viele zu einem leicht unterwürfigen, steifen Ton oder einem verstaubten Beamtendeutsch. Solche Formulierungen haben in einer modernen Geschäftskorrespondenz jedoch nichts mehr zu suchen. Wesentlicher besser ist ein freundlicher, entspannter Ton, der an die gehobene Umgangssprache angelehnt ist.
Wichtig ist zudem, Geschäftsbriefen eine persönliche Note zu geben, indem der Empfänger nicht nur in der Anrede mit seinem Namen angesprochen wird, sondern sein Name auch im Text noch einmal auftaucht. Ein freundlicher und höflicher Ton gehört dabei übrigens auch in Briefe, die einen negativen Inhalt haben.
Ironische, herablassende oder provokative Bemerkungen sind in einem Geschäftsbrief ebenso unangemessen wie Beleidigungen, Beschimpfungen oder ein Befehlston. Sofern es sich um Absagen oder konstruktive Kritik handelt, sollte der Geschäftsbrief außerdem immer auch eine entsprechende Begründung enthalten.
Ist ein Geschäftsbrief fertig gestellt, sollte er noch einmal kritisch überarbeitet werden.
Dabei können unnötige Füllwörter und Inhalte, die keine echten Informationen liefern oder ohnehin selbstverständlich sind, ersatzlos gestrichen werden. Lange Bandwurmsätze sollten in kürzere, verständliche Sätze aufgeteilt und umständliche Wortkonstruktionen in eine einfachere Sprache umformuliert werden. Allerdings bedeutet das nicht, dass ein Geschäftsbrief in einer Art Telegrammstil geschrieben werden sollte.
Beim Schreiben im geschäftlichen Bereich geht es vielmehr darum, so zu formulieren, dass der Empfänger präzise, verständlich und freundlich über den jeweiligen Sachverhalt informiert wird.
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