Auftrag schreiben

Auftrag schreiben

 

Möchte ein Kunde oder ein Unternehmen ein Produkt bestellen oder eine Dienstleistung in Anspruch nehmen, muss es dazu in aller Regel einen Auftrag schreiben. Grundsätzlich wäre es zwar auch möglich, einen Auftrag mündlich zu erteilen, um allerdings Unstimmigkeiten oder Missverständnisse zu vermeiden, ist es sinnvoller, den Auftrag schriftlich zu vergeben.

Rechtssicherheit

Durch einen schriftlichen Auftrag ergibt sich nämlich für beide Seiten Rechtssicherheit. Der Auftraggeber kann sich auf seinen Auftrag berufen, wenn der Auftraggeber die vereinbarten Leistungen nicht wie vereinbart ausführt.

Der Auftragnehmer kann sich ebenfalls auf den Auftrag berufen, der ihm erteilt wurde, beispielsweise wenn der Auftraggeber erbrachte Leistungen nicht bezahlen möchte, obwohl sie im Auftrag vereinbart waren. Entsprechend wichtig ist es aber somit, die Eckdaten, zu denen neben den Leistungen auch die Preise und die Lieferbedingungen gehören, gewissenhaft, ausführlich und unmissverständlich zu formulieren. 

 

Anleitung und Tipps zum Auftrag schreiben

 

Anders als bei beispielsweise Rechnungen gibt es für das Schreiben eines Auftrags keine strengen Formvorgaben und keine starre Anleitung. Allerdings sollte ein Auftrag immer einige wesentliche Elemente enthalten, damit der Auftrag zugeordnet und entsprechend der Vereinbarungen sowie der Kundenwünsche ausgeführt werden kann.

Insofern gibt es durchaus Tipps, auf die der Auftraggeber zurückgreifen kann, wenn er einen Auftrag schreiben möchte:

Zu den Grundelementen eines Auftrags gehören die Namen und Anschriften des Auftraggebers und des Auftragnehmers. Sofern die Rechnungs- oder die Lieferanschrift von der Anschrift des Auftraggebers abweicht, muss natürlich auch diese mit einem entsprechenden Hinweis angegeben werden.

Zudem sollte ein Auftrag immer das Datum enthalten, an dem der Auftrag erteilt wurde. Zu den weiteren grundlegenden Bestandteilen in einem Auftrag gehören möglichst genaue Beschreibungen der Produkte oder Dienstleitungen, die der Auftraggeber in Auftrag geben möchte. Das bedeutet, er sollte angeben, welche Dienstleistungen er in Anspruch nehmen möchte oder die Produkte anhand von Bezeichnung, Artikelnummer, Anzahl und Preis auflisten.

Außerdem sollte der Auftraggeber Angaben zu den Lieferbedingungen machen, also beispielsweise angeben, wann der Auftrag ausgeführt werden soll. Sofern es sich nicht um einen einmaligen Auftrag, sondern um einen zeitlich begrenzten Auftrag oder einen Dauerauftrag handelt, sollte der Auftraggeber den Zeitraum benennen, für den der Auftrag gültig ist oder den Zeitpunkt angeben, ab dem der Auftrag erteilt wird.

 

Angebot und Preisangaben

In vielen Fällen wird ein Auftrag erteilt, nachdem ein entsprechendes Angebot unterbreitet wurde. In diesem Fall kann sich der Auftraggeber auf dieses Angebot beziehen und es entweder so annehmen, wie es ihm vorliegt, oder um weitere Ergänzungen bitten.

Gleichzeitig kann er in seinem Auftrag darauf hinweisen, dass er die Preisangaben in dem ihm vorliegenden Angebot bei seiner Kostenplanung zugrunde legt. Im Hinblick auf eine gute Zusammenarbeit sollte der Auftraggeber dabei aber nicht vergessen, sich für das Angebot, das ihm unterbreitet wurde, zu bedanken.

 

Ansonsten gelten für das Schreiben von Aufträgen die üblichen Regeln für Geschäftsbriefe:

Das bedeutet, der Auftraggeber sollte lernen, auf einen freundlichen Ton zu achten, klar und präzise zu formulieren und in eher kurzen Sätzen zu schreiben.

Zudem sollte er darauf achten, dass sein Schreiben übersichtlich ist, die wesentlichen Informationen verständlich dargestellt werden und das Schreiben einen ordentlichen Gesamteindruck macht. Sinnvoll ist außerdem, den Empfänger darum zu bitten, den erteilten Auftrag schriftlich zu bestätigen.

Durch die Bestätigung nimmt der Empfänger den Auftrag an und das geplante Geschäft kommt zustande.

 

Weiterführende Schreibanleitungen, Vorlagen und Tipps:

  • Wochenbericht schreiben
  • Beurteilung schreiben
  • Arbeitskündigung schreiben
  • Aufhebungsvertrag schreiben
  • Fristlose Kündigung schreiben
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    Thema: Auftrag schreiben

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    Ein Gedanke zu „Auftrag schreiben“

    1. Mich würde interessieren, wo konkret der Unterschied zwischen einem Auftrag und einer Angebotsbestätigung liegt. Im Grunde genommen ist das rein vom Schriftstück her doch das Gleiche, oder?!

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