Rechnung schreiben

Rechnung schreiben

 

Wer als Unternehmer oder Freiberufler eine Leistung erbracht hat, möchte natürlich auch, dass diese Leistung entsprechend vergütet wird. Um die Vergütung zu erhalten, muss der Leistungserbringer somit eine Rechnung schreiben. Nun scheint es auf den ersten Blick recht einfach, eine Rechnung zu erstellen.

Pflichtbestandteile

Auf den zweiten Blick wird jedoch deutlich, dass beim Schreiben von Rechnungen einige wichtige Punkte beachtet werden müssen. Dies liegt in erster Linie daran, dass der Gesetzgeber eine Reihe von Pflichtbestandteilen vorschreibt, die in einer Rechnung enthalten sein müssen.

Bei diesen Pflichtbestandteilen handelt es sich zum einen um organisatorische und zum anderen um steuerliche Pflichtangaben.

 

Anleitung und Tipps zum Schreiben einer Rechnung

 

Um zu verhindern, dass fehlerhafte Rechnungen zu Ärger mit dem Finanzamt führen, sollte eine Rechnung daher immer gewissenhaft und unter Berücksichtung der Anleitung geschrieben werden, die durch das Umsatzsteuergesetz vorgegeben ist.

Allerdings gibt es genügend Tipps, die demjenigen, der eine Rechnung schreiben möchte oder muss, dabei helfen, das Schreiben von formal richtigen Rechnungen zu lernen:

Zu den organisatorischen Pflichtangaben in einer Rechnung gehören zunächst die Namen und Anschriften des Leistungserbringers und des Rechnungsempfängers.

Wichtig bei der Angabe der eigenen Anschrift ist jedoch, die jeweilige Rechtsform zu berücksichtigen. Je nach Rechtsform reicht es nämlich nicht aus, lediglich den Namen des Unternehmens anzugeben, sondern teilweise müssen auch die Vor- und Nachnamen der Geschäftsführer oder der Gesellschafter aufgeführt werden.

Zudem müssen die erbrachten Leistungen oder gelieferten Produkte aufgelistet und beschrieben werden. Neben der genauen Bezeichnung gehören hierzu die Anzahl, die Artikelnummern, die Einzelpreise und die Gesamtpreise pro Position.

Jede Rechnung benötigt ein Rechnungsdatum und eine Rechnungsnummer, die fortlaufend sein muss. Auf diese Weise soll verhindert werden, dass Rechnungen nicht abgerechnet und damit Steuern hinterzogen werden können.

Allerdings kann der Unternehmer selbst entscheiden, mit welcher Zahl er die Rechnungsnummerierung beginnt oder ob er seine Rechnungsnummern lediglich aus Zahlen oder aus Zahlen- und Buchstabenkombinationen zusammensetzt. Ebenfalls ein organisatorischer Pflichtbestandteil ist die Angabe des Termins, an dem ein Produkt versandt, geliefert oder übergeben oder an dem eine Dienstleistung erbracht wurde.

Entspricht das Rechnungsdatum dem Lieferdatum, genügt jedoch ein entsprechender Hinweis. Außerdem ist es sinnvoll, die Bezahlmöglichkeiten und die Bankverbindung aufzuführen, damit der Rechnungsempfänger die Rechnung auch bezahlen kann. Arbeitet der Unternehmer auch mit ausländischen Kunden zusammen, ist es darüber hinaus ratsam, die internationalen Bankdaten bestehend aus BIC und IBAN anzugeben.

 

Mehrwertsteuer

Neben diesen organisatorischen Pflichtangaben muss der Unternehmer auch einige steuerliche Pflichtangaben in seine Rechnung schreiben. Diese können allerdings je nach Unternehmen unterschiedlich ausfallen. Da es in Deutschland derzeit unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gibt, muss jeweils der Mehrwertsteuersatz aufgeführt werden, der für das Produkt oder die Dienstleistung gilt.

Dabei muss der Betrag der Mehrwertsteuer als separater Einzelbetrag ausgewiesen werden und sofern unterschiedliche Mehrwertsteuersätze gelten, müssen diese alle einzeln aufgelistet sein. Der Rechnungsbetrag setzt sich aus den Preisen für die Produkte oder Dienstleitungen und der darauf anfallenden Mehrwertsteuer zusammen. In der Praxis hat es sich bewährt, die Rechnung als Addition zu gestalten.

Das bedeutet, zunächst werden die Nettobeträge aufgeführt, anschließend die Mehrwertsteuerbeträge und in der letzten Zeile werden alle Beträge zu dem eigentlichen Rechnungsbetrag zusammengerechnet. Eine Besonderheit gilt in diesem Zusammenhang für sogenannte Kleinunternehmer.

Sie müssen nicht zwischen Netto- und Bruttobeträgen unterscheiden und die Mehrwertsteuer nicht separat ausweisen. Allerdings muss hier der Hinweis enthalten sein, dass die Rechnung gemäß §19 (!) UstG umsatzsteuerbefreit ist. Als weiteres steuerliches Pflichtelement muss eine Rechnung immer eine Steuernummer enthalten.

Dabei kann der Unternehmer allerdings wählen, ob er seine Steuernummer oder seine Umsatzsteueridentifikationsnummer angeben möchte. Eine Steuernummer erhält grundsätzlich jeder Steuerpflichtige, die Umsatzsteueridentifikationsnummer hingehen muss beim Finanzamt beantragt werden.

 

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