Arbeitsanweisung schreiben

Arbeitsanweisung schreiben

 

Bei einer Arbeitsanweisung handelt es sich um ein Dokument, in dessen Rahmen aufgeführt und festgelegt wird, wie bestimmte Arbeitsaufgaben durchgeführt werden müssen. Dabei ist eine Arbeitsanweisung immer an einen bestimmten Arbeitsprozess, ein bestimmtes Produkt oder einen Arbeitsplatz gebunden.

Aufgaben 

In einer Arbeitsanweisung geht es somit nicht um mehrere Verfahren oder Produkte und eine Arbeitsanweisung gilt auch nicht allgemein für unterschiedliche Arbeitsplätze. Durch die Kopplung an einen Inhalt wird die Arbeitsanweisung zu einem Hilfsmittel und stellt sicher, dass ein Mitarbeiter seine Aufgaben entsprechend der geltenden Qualitätsanforderungen erledigen kann.

Typische Einsatzbereiche von Arbeitsanweisungen sind neben Produktionsverfahren beispielsweise auch klinische Studien, durch die eine identische Behandlung von Versuchspersonen und immer gleiche Verfahrensabläufe sichergestellt werden, oder auch in der Luftfahrt, wo Arbeitsanweisungen als Checklisten von Piloten abgearbeitet werden.

Dabei ist eine Arbeitsanweisung allerdings nicht nur als eine Art Anleitung zu verstehen, die eine ordnungsgemäße Durchführung und eine Optimierung der Arbeitsprozesse ermöglicht. Genauso ist eine Arbeitsanweisung sinnvoll, wenn es immer wieder zu den gleichen Fehlern kommt, obwohl die Mitarbeiter die einzelnen Arbeitsschritte kennen.

In diesem Sinne ist eine Arbeitsanweisung somit auch ein Kontrollinstrument.

Zudem eignet sich eine Arbeitsanweisung sehr gut dazu, um neue Mitarbeiter einzuarbeiten, da sie auf diese Weise von Beginn an die Abläufe in der richtigen Reihenfolge und in der korrekten Ausführung lernen.

 

Anleitung und Tipps zum Schreiben einer Arbeitsanweisung

 

Für das Schreiben einer Arbeitsanweisung gibt es keine einheitlichen oder verbindlichen Vorgaben oder Anleitungen. Dies liegt daran, dass jedes Unternehmen selbst festlegen kann, in welcher Form es eine Arbeitsanweisung schreiben und gestalten möchte.

Im Grunde genommen gilt für eine Arbeitsanweisung somit nur eine einzige Regel, nämlich die, dass eine Arbeitsanweisung immer so geschrieben werden muss, dass der Leser damit arbeiten kann. Insofern beziehen sich die Tipps im Zusammenhang mit dem Schreiben von einer Arbeitsanweisung in erster Linie auf einen mögliche strukturelle Gliederung sowie den üblichen Ablauf.

 

Vorgaben und Elemente

Auch wenn es keine verbindlichen Vorgaben oder Einschränkungen gibt, so setzt sich eine Arbeitsanweisung in aller Regel doch aus einigen wesentlichen Elementen zusammen. Meist beginnt eine Arbeitsanweisung mit der Angabe des Ziels oder des Zwecks, beschreibt also, welche Absicht durch die beschriebenen Arbeitsschritte verfolgt wird.

Zudem wird der Geltungsbereich der Arbeitsanweisung benannt.

Geltungsbereich meint den Prozess, das Produkt oder den Arbeitsplatz, auf den sich die Arbeitsanweisung bezieht. Danach kann eine allgemeine Zusammenfassung folgen, die die einzelnen Arbeitsschritte im Sinne eines Überblicks darstellt. Daran schließt sich die eigentliche Arbeitsanweisung an.

Das bedeutet, es wird detailliert beschrieben, welche Arbeitsschritte in welcher Reihenfolge und in welcher Form durchgeführt werden. Zudem wird aufgeführt, welche Hilfsmittel, Materialien oder Werkzeuge dabei zum Einsatz kommen. Für die Beschreibung dieser Angaben stehen mehrere Darstellungsformen zur Auswahl, in der Praxis haben sich jedoch Checklisten oder Flussdiagramme am besten bewährt.

Am Ende wird das Datum benannt, an dem die Arbeitsanweisung erstellt wurde und an dem sie in Kraft getreten ist. Sofern die Anweisung zwischenzeitlich abgeändert wurde, wird auch hierauf hingewiesen, ansonsten wird häufig der Gültigkeitszeitraum benannt.

interne Standards

Wenn ein Unternehmen eine Arbeitsanweisung schreiben lässt, wird damit meist entweder ein entsprechend erfahrener und qualifizierter Mitarbeiter, der direkt an dem jeweiligen Prozess beteiligt ist, oder ein Mitarbeiter aus den Bereichen Qualitätssicherung und Qualitätsmanagement beauftragt.

Anschließend wird die Arbeitsanweisung so formatiert, dass sie den internen Standards entspricht. Die Arbeitsanweisung tritt in Kraft, nachdem sie von vorgesetzter Stelle überprüft und durch eine Unterschrift bestätigt wurde.

 

Weiterführende Schreibanleitungen, Vorlagen und Tipps:

  • Angebot schreiben
  • Kostenvoranschlag schreiben
  • Auftrag schreiben
  • Rechnung schreiben
  • Mängelrüge schreiben
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    Thema: Arbeitsanweisung schreiben

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    Ein Gedanke zu „Arbeitsanweisung schreiben“

    1. Ist es rechtlich Relevant das auf einer Arbeitsanweisung die ein Mitarbeiter unterschreiben muss, der Persönliche Name in druckbuchstaben des Mitarbeiters zu stehen hat?

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