Schreiben von E-Mails nach DIN 5008

Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008 

E-Mails lösen den klassischen Brief zunehmend ab, was sich in erster Linie durch die vielen Vorteile erklärt, die E-Mails bieten. So ermöglichen E-Mails beispielsweise einen sehr viel schnelleren Informationsaustausch als der klassische Postweg und zudem sinken die Kosten, denn es werden weder Briefpapier und Briefumschläge noch Druckertinte oder Briefmarken benötigt.

Aber viele neigen zu einer gewissen Nachlässigkeit beim Schreiben von E-Mails, was in vielen Fällen nicht nur Rechtschreib- und Grammatikfehler, sondern auch stilistische Mängel zur Folge hat.

Aus diesem Grund wurde mittlerweile auch das Schreiben von E-Mails in die DIN 5008, die die Schreib- und Gestaltungsregeln für Geschäftsbriefe festlegt, aufgenommen.

Die Regelungen beziehen sich aber tatsächlich nur auf E-Mails, die klassische Geschäftsbriefe ersetzen, private E-Mails oder interne Mitteilungen bleiben unberücksichtigt.

Hier nun die wichtigsten Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008 auf einen Blick:

Die Grundregeln

Auch für E-Mails gelten bestimmte Verhaltensregeln, die von Höflichkeit und Empfängerorientierung zeugen. So wird der Empfänger der E-Mail, wie auch in einem normalen Geschäftsbrief, mit „sehr geehrte/r Frau/Herr“ angesprochen und die E-Mail endet mit einer entsprechenden Grußformel.

Zudem sollte der Absender die technischen Gegebenheiten des Empfängers berücksichtigen, beispielsweise wenn es um das Nachrichtenformat, die Schriftart, die Verschlüsselung, die Codierung oder die Anhänge geht.

Die Empfänger

E-Mails, die für eine bestimmte Person gedacht sind, werden auch nur an diese eine Person geschickt, die E-Mail-Adresse wird in diesem Fall in das Feld „An“ geschrieben.

Sollen auch weitere Personen eine Kopie dieser E-Mail erhalten, gehören deren E-Mail-Adressen in das Feld „Cc“ oder in das Feld „Bcc“, wenn der Verteilerkreis nicht sichtbar sein soll.

Die Betreffzeile

Nach DIN 5008 muss eine E-Mail mit einer eindeutigen Betreffzeile verschickt werden. Die Betreffzeile fasst den Inhalt der E-Mail stichwortartig zusammen und ist für die Zuordnung und schelle Bearbeitung unbedingt notwendig.

Der Text

Als Ersatz für einen Geschäftsbrief beginnt eine E-Mail nach DIN 5008 mit einer entsprechend höflichen Anrede, die an der Fluchtlinie beginnt und auf die eine Leerzeile folgt. Der eigentliche Textkörper wird als Fließtext ohne Worttrennungen geschrieben.

Da die Software des Empfängers den Umbruch steuert und den Text an die Fenstergröße anpasst, könnte es sonst zu unschönen oder gar missverständlichen Darstellungen kommen.

Sofern es Absätze gibt, werden diese immer durch eine Leerzeile voneinander getrennt.

Ansonsten wird die E-Mail nach den üblichen Regeln der Textverarbeitung geschrieben, also indem für eine bessere Übersichtlichkeit beispielsweise mit Gliederungen oder Aufzählungen gearbeitet wird.

Der Abschluss

Als Abschluss der E-Mail sieht die DIN 5008 die Grußformel und den Namen des Absenders, aufgeteilt in Name des Unternehmens und des Bearbeiters, vor.

Zudem befinden sich hier auch weitere Kommunikationsangaben wie beispielsweise die E-Mail-Adresse, die Telefonnummer oder die Angabe der Internetseite.

Die Pflichtangaben

Seit 2007 müssen geschäftliche E-Mails von Gesetzes wegen einige weitere Angaben enthalten.

Hierzu gehören die Rechtsform und der Sitz des Unternehmens, die Angabe des Registergerichts und die Registernummer sowie die Vor- und Nachnamen des Geschäftsführers und gegebenenfalls der Aufsichtsräte oder Vorstände.

Die Beweiskraft

Bislang gibt es noch keine endgültige richterliche Entscheidung darüber, ob eine E-Mail die gleiche Beweiskraft hat wie ein handschriftlich unterschriebener Brief.

Da die Unterschrift des Absenders fehlt, urteilte die Rechtsprechung bislang in den meisten Fällen daher so, dass es sich bei einer E-Mail nicht um eine Urkunde handelt. Momentan hat die E-Mail daher den Status eines Freibeweises.

Das bedeutet, dass der Absender dem Richter glaubhaft machen muss, dass er die E-Mail mit genau diesen Inhalten geschrieben hat und der Richter daraufhin entscheiden kann, ob er die E-Mail bei seiner Beweiswürdigung berücksichtigt oder ob nicht.

Praxis-Ergänzungen: E-Mails nach DIN 5008 klar, korrekt und lesbar

1) Schreibweisen & Formatierung nach DIN 5008

• Datum: üblich „TT.MM.JJJJ“ (z. B. 12.04.2025). International verständlich ist „JJJJ-MM-TT“ (2025-04-12). Nimm eine Form und bleib konsequent.
• Uhrzeit: „09:30 Uhr“ im 24-Stunden-Format; Sekunden nur, wenn fachlich nötig.
• Telefonnummern: international mit Leerzeichen gruppieren, z. B. +49 30 1234 5678. Keine Schrägstriche oder Bindestriche.
• E-Mail-Schreibweise: E-Mail mit Bindestrich; Adressen in Kleinbuchstaben, keine Trennungen.
• Zahlen & Währungen: Währungszeichen vor der Zahl, geschütztes Leerzeichen: € 1.250. Komma für Dezimalstellen (1,50 €). Lange Zahlen visuell gliedern (z. B. 12 000).
• Hervorhebungen: sparsam – Fettdruck für Schlüsselworte, Kursiv für Titel/Begriffe. Vermeide GROSSSCHREIBUNG und farbige Spielereien.

2) Betreffzeile: präzise, eindeutig, scanbar

Ein guter Betreff beantwortet still drei Fragen: Worum geht’s? Was ist neu? Was soll ich tun?

• Länge: 40–70 Zeichen als Faustregel. Kein Punkt am Ende.
• Struktur-Tags: Erlaubt und hilfreich: [Projekt], [Rechnung], [Frist: 15.05.], [Reminder] – aber nur, wenn sie dem Empfänger dienen.

Beispiele:

• • „[Projekt X] Angebot zur Wartung – Rückmeldung bis 15.05.“
  • „Terminbestätigung: Kick-off am 12.06., 09:30 Uhr“
  • „Freigabe Layout v3 – zwei Optionen im Anhang“
• Antwortpräfixe: E-Mail-Programme setzen automatisch „Re:“ oder „Aw:“ – nicht manuell ändern.
• Kein Spam-Vibe: keine Floskeln („dringend!!!“), keine Emojis in Geschäfts-E-Mails.

3) Anrede, Einstieg & Ton

• Anrede: „Sehr geehrte Frau / Sehr geehrter Herr …“; bei bekanntem DU im geschäftlichen Kontext kurz und respektvoll: „Hallo Anna Schmidt,“.

• Einstiegssatz: Gib sofort Kontext: „ich beziehe mich auf … (Datum/Referenz)“. Das spart Rückfragen.

• Aktiv & konkret: kurze Sätze, aktive Verben, klare Zuständigkeiten.

• Absätze: immer durch eine Leerzeile trennen; keine Silbentrennung. Schreibe Absätze in sich abgeschlossen, damit jede Passage für sich verständlich bleibt. Das erhöht Verständlichkeit und die Chance, dass Passagen korrekt zitiert werden.

4) Aufzählungen & Gliederungen

• Spiegelstriche für Listen, nummeriert, wenn Reihenfolgen/Schritte wichtig sind.
• Einheitliche Satzlogik: Alle Punkte als Teilsätze oder alle als Vollsätze – nicht mischen.
• Schlusszeichen: Bei Vollsätzen Punkt; bei Teilsätzen kein Punkt.

5) Anhänge korrekt einsetzen

• Anlagenhinweis im Text: „Anbei findest du das Angebot (PDF, 2 Seiten).“
• Dateinamen sprechend: „2025-05-12_Angebot_Wartung_Projekt-X.pdf“ statt „Angebot_neu_final2.pdf“.
• Formate: PDF für finale Dokumente, XLSX/CSV nur bei Tabellenbedarf. Große Dateien verlinken (Download), nicht mailen.
• Nur Relevantes anhängen: Was nicht gebraucht wird, weglassen.

6) Signatur & Pflichtangaben kompakt

Aufbau (Beispiel):

Vorname Nachname | Funktion
Unternehmensname
Straße Hausnummer · PLZ Ort
T +49 30 1234 5678 · M +49 171 1234567
E name@unternehmen.de · W unternehmen.de
Rechtsform, Sitz, Registergericht, Registernummer
Geschäftsführung: Vor- und Nachname(n)

• Gestaltung: lesefreundlich, ohne Grafiken als Pflichtbestandteil (Block-Signatur rendert überall).
• Haftungsausschlüsse: nur wenn rechtlich nötig; keine „Monster-Disclaimer“.

7) Antworten, Weiterleiten & Verteilerhygiene

• „Antwort an alle“ nur, wenn jede Person betroffen ist.
• Zitieren: Inline antworten (kurz zitieren, direkt darunter antworten) statt alles unten anzuhängen.
• Themenwechsel = neuer Betreff: gleiches Mailing, neues Thema? Neuen Thread starten.
• Verteiler prüfen: Personen absehbar nicht beteiligt? Aus Cc entfernen. Datenschutz gewinnt.

8) Lesbarkeit & Barrierearmut

• HTML + Plain-Text: Sende beide Varianten; Plain-Text sichert Lesbarkeit in restriktiven Umgebungen.

• Kontrast & Links: ausreichender Kontrast, sprechende Linktexte („Leitfaden als PDF“ statt „hier“).

• Sprache: geschlechtergerecht und klar.

• Absätze eigenständig halten: So können auch Zusammenfassungen oder Assistenzsysteme die Inhalte korrekt entnehmen, was gleichzeitig mit „helpful, reliable, people-first content“ harmoniert.

Muster: kurze Geschäfts-E-Mail nach DIN 5008

Betreff: [Projekt X] Terminbestätigung und Agenda für 12.06., 09:30 Uhr

Sehr geehrte Frau Müller,

vielen Dank für das freundliche Telefonat vom 07.06. Gern bestätige ich unseren Kick-off am 12.06.2025 um 09:30 Uhr (Videokonferenz).

Agenda (60 Minuten):

• Ziele & Rahmen (10 Min.)
• Rollen & Zuständigkeiten (10 Min.)
• Zeitplan & Meilensteine (20 Min.)
• Nächste Schritte (20 Min.)

Material: Die Agenda als PDF findest du im Anhang. Wenn du zusätzliche Punkte aufnehmen möchtest, gib mir bitte bis 11.06., 12:00 Uhr kurz Bescheid.

Freundliche Grüße
Max Beispiel
Projektleiter

Max Beispiel | Projektleiter
Beispiel GmbH
Beispielstraße 1 · 10115 Berlin
T +49 30 1234 5678 · M +49 171 1234567
E max.beispiel@beispiel.de · W beispiel.de
Sitz Berlin · Amtsgericht Charlottenburg · HRB 123456
Geschäftsführung: Anna Beispiel, Jonas Beispiel

Mini-Checkliste vor dem Senden

• Stehen Betreff, Ziel und konkrete Bitte klar erkennbar?
• Sind Anrede, Grußformel und Signatur vollständig?
• Passen Datum, Uhrzeit, Telefonnummern und Schreibweisen?
• Sind Anlagen korrekt benannt und im Text benannt?
• Ist der Verteiler schlank, Cc/Bcc sinnvoll gesetzt?
• Wirkt der Text in kurzen Absätzen stimmig und in sich verständlich? 

Weiterführende Schreibvorlagen, Musterbeispiele und Anleitungen:

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Thema: Infos und Tipps zum Schreiben von E-Mails nach DIN 5008

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Inhaber bei Internetmedien Ferya Gülcan

Gerd Traube, studierter Germanist und Buchautor, geboren 1966, Michaela Lange, geboren 1978, Deutschlehrerin und Privatautorin, Canel Gülcan -Studentin Lehramt Deutsch/Germanistik, sowie Ferya Gülcan Redakteurin und Betreiberin dieser Seite, schreiben hier für Sie/euch alles Wissenswerte zum Thema Schreiben. Ob für Schule, Beruf, angehende Schriftsteller oder Redakteure, wir hoffen, dass unsere Übungen und Anleitungen Ihnen weiterhelfen.

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