8 wichtige Punkte beim Schreiben an Ämter, Teil I

8 wichtige Punkte beim Schreiben an Ämter, Teil I

Wer sich an ein Amt, eine Behörde oder eine andere offizielle Einrichtung wendet, möchte, dass sein Anliegen möglichst zeitnah bearbeitet wird. Oder dass sein Antrag bewilligt wird. Oder dass zu seinen Gunsten über einen Sachverhalt entschieden wird.

Daher sollten 8 wichtige Punkte beim Schreiben an Ämter beachtet werden.

Ob Klärung eines Sachverhalts, Antrag, Erklärung oder Widerspruch: Ein Schreiben an ein Amt oder eine Behörde kann aus verschiedenen Gründen notwendig werden. Im Prinzip unterliegen solche Schreiben den gleichen Regeln wie Geschäftsbriefe. Ein paar Besonderheiten gibt es aber trotzdem.

Und die erste Besonderheit gleich vorneweg:

Die Korrespondenz mit Ämtern und Behörden sollte grundsätzlich schriftlich erfolgen. Mal eben zum Telefonhörer zu greifen oder persönlich beim Sachbearbeiter vorzuschauen, ist oft keine gute Idee. Denn fällt die Entscheidung anders als aus abgesprochen, wählt der Sachbearbeiter doch einen anderen Weg oder wird das Anliegen erst gar nicht bearbeitet, dürfte es sehr schwer werden, mündliche Aussagen nachzuweisen.

Im Unterschied dazu ist durch den Schriftverkehr ein handfester Beleg vorhanden, auf den sich der Schreiber berufen kann. In einem zweiteiligen Ratgeber haben wir acht weitere Punkte zusammengestellt, die bei der Korrespondenz mit Ämtern und Behörden beachtet werden sollten.

Hier ist Teil I.:

 

Punkt 1: vollständige und korrekte Adressdaten

Beim Adressieren des Schreibens ist wichtig, auf die richtigen Empfängerdaten zu achten. Ist das eigene Schreiben die Antwort auf einen Brief oder Bescheid, ist auf diesem Schreiben die Anschrift der zuständigen Stelle genannt. Oft ist außerdem auch der Sachbearbeiter angegeben, der sich um die Angelegenheit kümmert.

In diesem Fall ist es ratsam, das Schreiben direkt an diesen Sachbearbeiter zu richten. Durch die Angabe des Namens und, sofern genannt, auch der Zimmernummer landet das Schreiben ohne Umwege auf dem richtigen Schreibtisch.

Aber Achtung:

Nicht immer ist der Sachbearbeiter, der einen Brief erstellt oder Bescheid veranlasst hat, auch derjenige, der für die Antwort darauf zuständig ist. Wichtig ist deshalb, den Text genau durchzulesen und nachzuprüfen, ob irgendwo, meist gegen Ende des Textes, eine andere Anschrift genannt ist. Wird das Schreiben von sich aus erstellt und ist nicht ganz klar, wohin es geschickt werden muss, hilft der Behördenfinder weiter.

Mindestens so wichtig wie die richtigen Empfängerdaten sind auch korrekte Absenderdaten. Schließlich kann der Sachbearbeiter nur dann antworten, wenn er weiß, wer ihm überhaupt schreibt. Die Angabe vom Namen und von der Postanschrift ist Pflicht.

Wer möchte, kann zusätzlich dazu auch seine Telefonnummer, Faxnummer oder E-Mail-Adresse angeben. Eine kurze Rückfrage kann der Sachbearbeiter so auf schnellem Wege klären. Andernfalls muss er ein Schreiben aufsetzen, per Post verschicken und auf die Antwort warten. Dadurch kann sich die Bearbeitung aber unnötig in die Länge ziehen.

 

Punkt 2: Aktenzeichen und andere Nummern

Fast jedem Vorgang bei einem Amt oder einer Behörde wird ein Aktenzeichen oder ein ähnliches Zeichen zugeordnet. Zudem wird es eine oder mehrere Nummern geben, unter denen der Schreiber bei der jeweiligen Behörde geführt wird. Bei dieser Nummer kann es sich beispielsweise um die Versichertennummer, die Sozialversicherungsnummer, die Kundennummer, die Nummer der Bedarfsgemeinschaft oder die Steuernummer und die Steueridentifikationsnummer handeln.

Wichtig ist, solche Zeichen und Nummern immer anzugeben. Denn sie stellen sicher, dass das Amt das Schreiben schnell, klar und eindeutig zuordnen kann.

 

Punkt 3: Fristen

Je nach Amt und Anliegen kann es gut sein, dass bei der Antwort bestimmte Fristen eingehalten werden müssen. Wer beispielsweise einen Bescheid erhält und damit nicht einverstanden ist, hat üblicherweise einen Monat lang Zeit, um Widerspruch einzulegen. Ist die Frist abgelaufen, ist der Bescheid bestandskräftig.

Damit ist es in aller Regel nicht mehr möglich, gegen den Bescheid vorzugehen. Wichtig ist also, zu prüfen, ob das Amt eine bestimmte Frist für eine Reaktion setzt. Ist das der Fall, muss der Schreiber sicherstellen, dass sein Schreiben vor Ablauf dieser Frist beim Amt vorliegt. Wichtig in diesem Zusammenhang ist übrigens tatsächlich der Eingang beim Amt.

Ob eine Frist eingehalten wurde, bestimmt sich nämlich nicht danach, wann ein Schreiben erstellt oder losgeschickt wurde. Stattdessen ist maßgeblich, wann es beim Amt angekommen ist. Doch grundsätzlich sollte sich der Schreiber nicht unnötig lange Zeit lassen. Denn je schneller er antwortet, desto schneller ist die Angelegenheit erledigt.

Muss der Schreiber keine Frist beachten oder wendet er sich von sich aus ans Amt, sollte er sein Schreiben ebenfalls nicht unnötig auf die lange Bank schieben. Das gilt vor allem dann, wenn er eine Erklärung abgeben oder einen Antrag stellen möchte.

Braucht der Schreiber beispielsweise etwas mehr Zeit, um eine Zahlung zu leisten, sollte er sich frühzeitig an das entsprechende Amt wenden und eine Stundung beantragen. Geht der Stundungsantrag rechtzeitig ein, wird das Amt ihn meist bewilligen. Muss das Amt hingegen auf die Zahlung warten oder scheitert eine Lastschrift an der mangelnden Kontodeckung, drohen Ärger und Zusatzkosten.

 

Punkt 4: Formulare und Vordrucke

In vielen Fällen machen Ämter und Behörden die Korrespondenz etwas einfacher. Denn für zahlreiche Anliegen gibt es Formulare. Ein solches Formular muss der Schreiber dann nur ausfüllen und abgeben. Selbst auf ein Begleitschreiben kann verzichtet werden. Auch der Post von Ämtern und Behörden liegt manchmal ein Vordruck bei, der für die Antwort verwendet werden kann.

Der Schreiber sollte deshalb immer prüfen, ob es für sein Anliegen ein Formular gibt. Und ist das der Fall, sollte er diesen Vordruck auch verwenden. Denn zum einen spart er sich dadurch das Aufsetzen eines eigenen Schreibens. Zum anderen kann er auf diese Weise die Bearbeitung seines Anliegens beschleunigen. Auf den Formularen werden nämlich alle relevanten Angaben abgefragt und der Sachbearbeiter muss die Inhalte nur noch in die entsprechende Anwendung übertragen.

Gibt es kein Formular, gilt:

Das Schreiben sollte immer auf herkömmlichem, weißem Kopierpapier im Format DIN A4 ausgedruckt werden. Selbst dann, wenn das Schreiben nur aus ein oder zwei Sätzen besteht. DIN A4 ist das Standardformat in Büros. Wird das Schreiben auf einem kleineren Papier gedruckt, könnte es in der Ablage untergehen oder wie ein Notizzettel wirken.

Reicht der Schreiber zusammen mit seinem Brief weitere Unterlagen oder Dokumente ein, sollte er die Blätter sortieren und entweder mit einer Büroklammer fixieren oder in eine Dokumentenhülle stecken. Dadurch ist sichergestellt, dass nicht verlorengeht oder durcheinandergerät. Und der Sachbearbeiter wird es dem Schreiber danken, wenn sich nach dem Öffnen des Briefumschlags kein wildes Sammelsurium aus verschiedensten Blättern und Belegen über seinem Schreibtisch verstreut.

Zusammentackern oder zusammenkleben sollte der Schreiber die Papiere aber nicht. Denn oft werden die Unterlagen gescannt, um sie so zu digitalisieren. Dazu müsste sie der Sachbearbeiter dann aber erst wieder mühsam auseinanderfriemeln.

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