Protokoll schreiben

Protokoll schreiben

 

Bei einem Protokoll handelt es sich um ein sachliches Schriftstück, das den Verlauf und die Ergebnisse eines Ereignisses dokumentiert. Damit hält ein Protokoll fest, wann und in welcher Reihenfolge was durch wen und weshalb veranlasst wurde.

In den meisten Fällen werden Protokolle im Zusammenhang mit Treffen und Gesprächen verfasst, also beispielsweise bei Sitzungen, Meetings oder Versammlungen. Dabei verfolgt ein Protokoll im Wesentlichen zwei Absichten. Zum einen sollen der Verlauf und die Ergebnisse festgehalten werden, damit diese auch später noch nachvollziehbar sind und zu Rate gezogen werden können.

Zum anderen soll das Protokoll auch denjenigen, die selbst nicht anwesend waren, ermöglichen, sich ein Bild von dem Ablauf und den Resultaten zu machen.

 

Anleitung zum Protokoll schreiben

 

Wer richtig protokollieren möchte, kann dies mithilfe einer entsprechenden Protokoll-Anleitung lernen, wobei bei Protokollen zwischen drei Typen unterschieden wird:

Die ausführlichste Variante von Protokollen ist das Verlaufsprotokoll.

Hierbei werden der gesamte Ablauf und alle Ergebnisse genau dokumentiert, bei sehr umfangreichen Verlaufsprotokollen werden sogar Zwischenrufe und Reaktionen wie beispielsweise Applaus oder Gelächter festgehalten.

Ein Kurzprotokoll fällt deutlich kürzer aus als ein Verlaufsprotokoll. In einem Kurzprotokoll werden der Ablauf und die Ergebnisse in zusammengefasster Form und auf das Wesentliche beschränkt wiedergegeben.

Als dritte Variante gibt es das Ergebnisprotokoll, das auch als Beschlussprotokoll bezeichnet wird. Ein solches Protokoll enthält nur die Punkte der Tagesordnung sowie die gefassten Beschlüsse oder erzielten Ergebnisse, der Ablauf selbst wird nicht erfasst.  

Die Anleitung für das Schreiben eines Protokolls bleibt grundsätzlich immer gleich, unabhängig davon, um welche Art von Protokoll es sich handelt.

So gliedert sich ein Protokoll in einen Protokollkopf und einen Hauptteil.

Der Kopf des Protokolls enthält alle wesentlichen Angaben und Informationen. Hierzu gehören Ort, Datum und Dauer des Ereignisses, die Namen der Anwesenden und der Vorsitzenden, das Thema oder der Anlass des Ereignisses und die Punkte der Tagesordnung.

In einigen Protokollen findet sich außerdem ein Verteiler im Kopf, der die Namen der Personen auflistet, die später eine Ausfertigung des Protokolls erhalten werden. Im Hauptteil wird dann das Ereignis protokolliert. Zudem enthält der Hauptteil relevante Anmerkungen, beispielsweise wer mit welcher Aufgabe betraut wurde oder welche Punkte der Tagesordnung nicht behandelt, sondern auf ein anderes Treffen verschoben wurden.

Unterschrieben wird ein Protokoll üblicherweise von zwei Personen, nämlich auf der rechten Seite von dem Protokollanten und auf der linken Seite von dem Vorsitzenden.

Im Hinblick auf den Stil, in dem ein Protokoll geschrieben wird, gibt es eigentlich nur wenige Tipps:

So wird ein Protokoll immer neutral und sachlich verfasst, unabhängig davon, wie spannend oder aufregend der Anlass war und wie emotionsgeladen die Diskussionen geführt wurden. Zudem werden Protokolle normalerweise im Präsens geschrieben.

In einem Verlaufsprotokoll werden gesprochene Beiträge außerdem in indirekter Rede und auf die wesentlichen Aussagen reduziert festgehalten. Kommentare, Stellungnahmen oder Bewertungen des Protokollanten haben in einem Protokoll nichts zu suchen.

Eine Sonderform des Protokolls ist das Unterrichtsprotokoll, das Schüler in der Schule lernen.

Hierbei geht es darum, eine Schulstunde zu protokollieren, wobei dafür im Grunde genommen die Anleitung für ein Verlaufsprotokoll verwendet wird. Das bedeutet, der Schüler benennt das Thema der Unterrichtsstunde und fasst alles Wichtige im Zusammenhang mit den Fragestellungen, den Arbeitsschritten und den erarbeiteten Ergebnissen in klar gegliederter Form zusammen.

Unterschrieben wird ein Unterrichtsprotokoll jedoch nur von dem Schüler, der es verfasst hat. Insgesamt gilt die Protokolle noch der Tipp, sich möglichst präzise und strukturierte Notizen zu machen.

Hat sich der Protokollant zu wenig Notizen gemacht oder sind seine Notizen unübersichtlich, durcheinander oder zu ausführlich, wird es später umso schwerer, das Protokoll auszuarbeiten.

 

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